Jakarta –
Mekari, perusahaan software as a service (SaaS) menghadirkan Mekari Expense sebagai pengelolaan pengeluaran bisnis secara digital. Apa kecanggihan Mekari Expense?
Meski terlihat sederhana, proses reimburse atau reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan.
Sebagai informasi, reimburse adalah pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menalangi keperluan kantor atau kerja, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis. Setelah pengeluaran dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimburse dengan menyerahkan bukti pembayaran ke perusahaan.
“Di sisi karyawan, reimbursement juga tidak bisa dianggap remeh karena kemudahan mengurus hal tersebut berpengaruh pada kepuasan mereka terhadap sistem internal perusahaan. Sebab itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien demi kelancaran administratif dan operasional,” ujar Chief Business Officer Mekari, Janses Jumino, dalam keterangan tertulisnya.
Lalu, apa saja pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya? Simak empat hal di bawah ini.
1. Kategori Transportasi Melaju Ke Depan
Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimburse yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work. Hingga 30% dari jenis reimburse menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service.
Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15%), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.
2. Ongkos Mengejar Cuan
Karena kerap mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis, tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimburse. Sebanyak 40% dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18%) yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar. Tim engineering dan lapangan (16%) yang juga biasa terjun ke lapangan berada di posisi ketiga.
3. Selesai Dalam 7 Hari Kerja
Semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimburse semakin cepat pula mereka mengembalikan uang ke karyawan. Data menunjukkan bahwa 42% perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimburse, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari (37%) dan 15-21 hari (21%).
Untuk jadwal, sebanyak 38% perusahaan membayar reimburse sekali sebulan, umumnya bersama dengan gaji. Selain itu, sebanyak 25% perusahaan membayar secara mingguan dan 34% membayar secara harian.
4. Siapa Cepat Pasti Dapat
Berdasarkan data, sebanyak 83% karyawan mengajukan reimburse dalam 7 hari setelah tanggal transaksi. Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan rata-rata nilai total Rp 250 ribu.
Adanya pola pengajuan dan pemrosesan reimburse memberikan perusahaan gambaran lebih jelas bagaimana merancang sistem yang teratur untuk mengajukan dan menangani hal tersebut, mulai dari penyerahan bukti transaksi oleh karyawan hingga pembukuan semua pengeluaran perusahaan untuk menutupi reimbursement.
Jansen mengatakan teknologi berupa solusi pengelolaan keuangan bisnis akan membantu perusahaan menerapkan dan menjalankan sistem reimburse secara baik. Solusi memungkinkan karyawan mengajukan reimburse beserta bukti transaksi dengan mudah melalui aplikasi yang terhubung ke payroll dan keuangan.
“Dengan demikian, pengajuan reimbursement tidak saja tercatat dengan rapi, tapi pemrosesannya juga akan transparan karena semua pihak dapat melihat sejauh mana reimbursement sudah ditangani. Oleh sebab itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan solusi untuk kemudahan dan efisiensi dalam menangani reimbursement,” tutup Jansen.
(agt/rns)
